Processamento Arquivístico: Organização e Descrição de Documentos

O processamento arquivístico é o conjunto de atividades técnicas aplicadas a materiais registrados de indivíduos, famílias ou organizações após a sua transferência permanente para um arquivo. Este processo envolve o levantamento, a arrumação, a descrição e a execução de atividades básicas de preservação, visando transformar um conjunto de documentos brutos em um fundo arquivístico acessível e organizado.

As tarefas de processamento são geralmente conduzidas por profissionais especializados, como arquivistas, técnicos em arquivos ou processadores arquivísticos.

Levantamento da Coleção (Survey)

A etapa inicial do processamento é o levantamento da coleção. O objetivo principal é obter uma compreensão abrangente do criador (originador), determinar o contexto de criação dos documentos, observar a dimensão e o escopo do material, identificar limitações de acesso e localizar eventuais guias de pesquisa já existentes.

Durante o levantamento, aplica-se o princípio do respect des fonds (respeito aos fundos), que consiste em considerar a totalidade da coleção. O arquivista deve verificar se os materiais recebidos representam a totalidade ou apenas uma parte do fundo original. Caso existam outras partes do fundo em diferentes repositórios, deve-se planejar um trabalho que reconheça a integridade do conjunto.

O levantamento é essencialmente uma tarefa observacional; não são feitas alterações ou rearranjos nos materiais nesta fase. O resultado típico desta etapa é a elaboração de uma planilha de levantamento e um plano de processamento. Dependendo dos recursos e da urgência, os materiais podem ser disponibilizados para pesquisadores imediatamente após o levantamento ou aguardar o processamento completo.

Arrumação e Organização

A arrumação dos materiais é orientada por dois princípios fundamentais derivados do respect des fonds: a proveniência e a ordem original.

Princípio da Proveniência

O princípio da proveniência estabelece que os materiais de um originador devem ser mantidos juntos e separados dos materiais de outros originadores. Isso garante que a integridade intelectual do fundo seja preservada, tornando os documentos pesquisáveis e recuperáveis como um grupo coeso. A proveniência também abrange a custódia dos materiais: se os documentos passaram por diversos proprietários após o criador, essas mudanças e quaisquer alterações feitas por sucessores (como inserções ou exclusões) fazem parte do histórico de proveniência do item.

Princípio da Ordem Original

A ordem original refere-se à disposição dada aos documentos pelo seu criador. Esta organização possui valor documental, pois reflete a forma como os registros eram utilizados e como se relacionavam entre si, fornecendo pistas contextuais sobre a finalidade dos documentos.

Se a ordem original for lógica e facilitar o acesso, ela deve ser preservada. Caso a organização seja inexistente ou prejudique a recuperação da informação, o arquivista pode intervir, organizando os materiais em diferentes níveis: coleção, série, sub-série, caixa, pasta ou item. O nível de detalhamento da arrumação depende do valor de pesquisa da coleção, da política do repositório e dos recursos disponíveis.

Descrição Arquivística

A descrição é o processo de criar representações dos documentos para facilitar a sua localização e compreensão. Ela vai além do levantamento inicial, detalhando a estrutura do fundo.

Níveis de Descrição

A descrição pode ocorrer em diversos níveis de granularidade:

• Nível de Série e Sub-série: Descrição de grupos de documentos com características comuns.
• Nível de Caixa (Box-level): Listagem do conteúdo de cada caixa.
• Nível de Pasta (Folder-level): Listagem detalhada do conteúdo de cada pasta.
• Nível de Item: Inventários completos de documentos individuais, geralmente reservados para materiais de altíssimo valor histórico, alta demanda de uso ou risco elevado de furto.

Além das listas, a descrição inclui a redação de históricos administrativos, notas biográficas, notas de escopo, informações de aquisição e a documentação do tratamento técnico recebido pelo material.

Instrumentos de Pesquisa (Finding Aids)

O resultado final da descrição é o instrumento de pesquisa (ou guia). O objetivo principal é facilitar o acesso do usuário ao material e auxiliar arquivistas na prestação de serviços de referência. Historicamente, esses instrumentos podiam assumir a forma de "calendários", que consistiam em listagens cronológicas ou temáticas de documentos individuais.